Online Kollaboration ist momentan das neue Normal und wird es zu einem gewissen Grad auch bleiben. Mittlerweile haben wir genug Erfahrungswerte gesammelt, um daraus 7 goldene Regeln für Online-Kollaboration abzuleiten. Natürlich aus der Sicht der Prozessbegleitung. Pünktlich vor dem zweiten Lockdown und rechtzeitig zur Planung der virtuellen Weihnachtsfeier. Was braucht es also, damit ein Online Workshop oder Teamevent gelingt?
1. Technik
Online braucht Technik. Und nicht nur irgendwelche. Für die Moderation bietet es sich an, mit zwei Monitoren zu arbeiten sowie mit einem zweiten Computer (und wir haben immer noch einen dritten als Backup). Ein kabelloses Headset – nicht Bluetooth, Dect – ermöglicht eine entspannte Moderation. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch tut sein übriges. Moderiert wird im Stehen! Die Computer sollten über Ethernet-Kabel mit dem Router verbunden sein und ordentlich Rechenpower haben. Ein Surface Pro 7 geht bei gleichzeitiger Nutzung externer Monitore, Zoom, Miro und Screensharing in die Knie. Ab einer gewissen Menge an Usern auf großen Kollaborations-Boards tun das viele andere Computer auch. Also: die Hardware muss auf Moderatorenseite stimmen. Aber auch die Teilnehmenden sollten nicht mit lahmen Laptops über WLAN teilnehmen. Sondern entsprechend verkabelt teilnehmen und bei hakeliger Darstellung lieber einzelne Features abstellen (die Hintergrundkaschierung braucht Rechenpower, ebenso die Darstellung der Cursor der Co-Kreatoren).
2. Vorbereitung
Braucht Vorbereitung nicht jeder Workshop? Schon, nur sind nach der Konzeption nur noch der Raumplan und die entsprechenden Flipcharts zu erstellen, die Materialien zu packen und los geht’s. Der Kontakt mit den Teilnehmenden findet erst vor Ort statt. Geht man online genauso vor, kann man darauf vertrauen, dass mindestens die erste halbe Stunde mit Technikfragen zugebracht wird bis wirklich alle startklar sind. Vorbereitung ist das A&O. Unsere Best-Practice, um pünktlich nur noch Sachthemen bearbeiten zu können:
- Wenn wir Kollaborations-Whiteboards wie Miro einsetzen, bereiten wir eine selbsterklärende Einführung vor. Die Teilnehmer*innen kommen so selbstgesteuert mit dem Board in Kontakt und lösen eine kleine Aufgabe.
- Wir verteilen Vorbereitungsaufgaben über die Teams hinweg. So lernt man sich anders kennen und hat erneut eine Gelegenheit, das Board und seine Funktionalität kennenzulernen. Und meistens ist einer im Team, der die anderen ganz natürlicherweise durch die technischen Tücken führt.
- Technik Q&A in der Woche vor Durchführung. Telefonisch oder per Mail.
- Finetuning mit dem Führungsteam. So kennen die Führungskräfte die Technik und bereiten ihre Mitarbeitenden darauf vor.
- Technik Check-In auf freiwilliger Basis 30 Minuten vor Kick-Off. Eine kurze geführte Einführung mit Kaffee in der Hand und Zeit für Q&A.
3. Time-Boxing
Time-Boxing bedeutet, einzelnen Abschnitten eines Workshops bestimmte Zeiträume zuzuteilen. Ist das nicht immer so? Schon, nur bedeutet Time-Boxing als Technik, dass nach der vorher abgemachten Zeit radikal unterbrochen wird. Gespräche trudeln nicht aus, sie enden abrupt. Der Grundgedanke dahinter: wenn Menschen etwas zu sagen haben, reichen dafür üblicherweise zwei Minuten. Was danach kommt ist rauschen, abhängig vom individuellen Grad der Intro- oder Extraversion. Time-Boxing ist das Super-Tool der Online-Kollaboration. Was in die Time-Box kommt? Alles! In der ersten Runde wird es holpern, danach garantiert diese Methode einen reibungslosen Ablauf ohne Wartezeiten. Es bietet sich an, das Time-Boxing zu unterstützen. Dafür halten beispielsweise Zoom oder Miro eigene Bordmittel bereit.
4. Breakout Gruppen
Breakout Gruppen kann es kaum genug geben. In den Gruppenräumen mit nicht mehr als 6 Personen findet der eigentliche Austausch statt. Wir nutzen in Online-Workshop fast jede Gelegenheit, um solche Gruppen zu eröffnen – mit Zoom sind sie beispielsweise nur zwei Klicks entfernt und auch MS Teams hat seit Oktober 2020 nachgerüstet und bietet Gruppenräume ohne große Vorbereitung an. Wie viele solcher Kleingruppen-Runden sollte ein gelungener Workshop haben? Das hängt natürlich vom Inhalt ab, aber allgemein gilt: es sind nie genug!
5. Dynamik
Die Daumenregeln zum Ablauf: Moderationsansagen sind kurz und knackig. Gruppenergebnisse werden entweder vom Moderierenden kurz dargestellt oder in Time-Boxes vergemeinschaftet. Manchmal reicht es aus, die Ergebnisse in einem Frame auf Miro zu posten und moderativ kurz zu kommentieren. Frontale Inputs (der Geschäftsführung etc.) beschränken sich auf maximal 20 Minuten. Auf einen frontalen Input sollte wenn möglich immer eine Interaktion folgen, also entweder eine Gedankensammlung auf dem Whiteboard oder noch besser eine Breakout-Session. So werden die frontal vorgetragenen Inhalte verstoffwechselt und können nochmal an die jeweilige Wirklichkeit angeschlossen werden.
6. Moderiert wird zu zweit
Es ist schlicht eine Aufgabe zu viel, zu moderieren, zuzuhören, das Miro-Board zu bedienen und in der Videokonferenzlösung die rausgeflogenen Teilnehmer*innen wieder hineinzulassen. Zumindest ab einer Teilnehmer*innenzahl über 15 gilt: moderiert wird zu zweit. Dabei gibt es eine*n Hauptmoderator*in, die/der auch das Whiteboard bedient. Die Co-Moderation steuert die Videokonferenzsoftware und hat ein Auge auf den Chat, den Teilnehmende für Technik-Support und Q&A nutzen. Im besten Fall gibt es noch eine*n direkte*n Ansprechpartner*in für technische Belange, am besten aus der begleiteten Organisation, da hier z.T. unternehmensspezifische IT-Themen zu lösen sind.
7. Online kann Freude machen!
Online-Zusammenarbeit hat Vor- und Nachteile: die Sachebene steht viel mehr im Fokus, Störungen sind seltener möglich, Extravertierte können sich nicht so sehr in den Mittelpunkt drängen. Bei aller Orientierung auf die Sachebene: wie sonst auch, soll Zusammenarbeit nicht nur Ergebnisse liefern, sondern im besten Fall auch Spaß machen. Dafür gibt es genug Möglichkeiten, die vor allem in der Online-Welt mit definierten Screens wunderbar funktionieren, zum Beispiel die „Alle zeigen etwas Gelbes!“- Übung oder das Spiel Follow the leader, follow the follower. Wer Ideen braucht findet mittlerweile Unmengen davon im Netz, zum Beispiel hier: https://knowmium.com/radical-toolkit/#links
